Manajemen Dakwah - Actuating

ACTUATING

Disusun Guna Memenuhi Tugas

Mata Kuliah : Manajemen Dakwah

Dosen Pengampu : Bp. Saerozi

Disusun oleh :

Dewi Aisyah .A. (101111011)

     

FAKULTAS DAKWAH

INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI WALISONGO

SEMARANG

2012

ACTUATING

I.                   PENDAHULUAN

Berbagai kendala dapat dihadapi perusahaan dalam perjalanannya mencapai tujuan. Gejolak perekonomian, aktivitas pesaing semakin agresif dan berbagai kesulitan yang menghadang sering kali membuat tujuan yang hendak dicapai perusahaan menjadi tidak mudah.
Permasalahan yang sama terjadi pada saat perusahaan ingin melakukan perubahan agar lebih sesuai dengan tuntutan pasar. Sumber daya manusia perusahaan yang sudah terbiasa dengan cara lama (old fashion) akan memiliki keengganan untuk berubah (resistant to change),

II.                 RUMUSAN MASALAH

1. Apa Pengertian actuating?
2. Apa prinsip pengarahan dalam actuating?
3. Bagaimana cara-cara pengarahan dalam actuating?
4. Apa saja Tujuan Penggerakan (actuating)?
5. Apa fungsi penggerakan(actuating)?

III.             PEMBAHASAN

A.    Pengertian (Pengarahan / Pergerakan)

        Dari seluruh rangkaian proses manajemen, pelaksanaan (actuating) merupakan fungsi manajemen yang paling utama. Dalam fungsi perencanaan dan pengorganisasian lebih banyak berhubungan dengan aspek-aspek abstrak proses manajemen, sedangkan fungsi actuating justru lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi.

Dalam hal ini, George R. Terry (1986) mengemukakan bahwa actuating merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran anggota-anggota perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu juga ingin mencapai sasaran-sasaran tersebut.[1]

Dari pengertian di atas, pelaksanaan (actuating) tidak lain merupakan upaya untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan secara optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya.

Hal yang penting untuk diperhatikan dalam pelaksanan (actuating) ini adalah bahwa seorang karyawan akan termotivasi untuk mengerjakan sesuatu jika :

1.       Merasa yakin akan mampu mengerjakan,

2.       Yakin bahwa pekerjaan tersebut memberikan manfaat bagi dirinya,

3.               Tidak sedang dibebani oleh problem pribadi atau tugas lain yang lebih            penting,atau mendesak,

4.       Tugas tersebut merupakan kepercayaan bagi yang bersangkutan dan
    hubungan antar teman dalam organisasi tersebut harmonis.

B. PRINSIP-PRINSIP PENGARAHAN

Pengarahan merupakan aspek hubungan antar manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaga kerja efektif serta efesien untuk mencapai tujuan.

Dalam manajemen, pengarahan ini bersifat sangat kompleks karena disamping menyangkut manusia, juga menyangkut berbagai tingkah laku dari manusia-manusia itu sendiri. Manusia dengan berbagai tingkah laku yang berbeda-beda, memiliki pandangan serta pola hidup yang berbeda pula. Oleh karena itu, pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan harus berpegang pada beberapa prinsip, yaitu:

1. Prinsip mengarah pada tujuan

Tujuan pokok dari pengarahan nampak pada prinsip yang menyatakan bahwa makin efektifnya proses pengarahan, akan semakin besar sumbangan bawahan terhadap usaha mencapai tujuan. Pengarahan tidak dapat berdiri sendiri,artinya dalam melaksanakan fungsi pengarahan perlu mendapatkan dukungan/bantuan dari factor-faktor lain seperti :perencanaan, struktur organisasi, tenaga kerja yang cukup, pengawasan yang efektif dan kemampuan untuk meningkatkan pengetahuan serta kemampuan bawahan.

2. Prinsip keharmonisan dengan tujuan

Orang-orang bekerja untuk dapat memenuhi kebutuhannya yang mungkn tidak mungkin sama dengan tujuan perusahaan. Mereka mengkehendaki demikian dengan harapan tidak terjadi penyimpangan yang terlalu besar dan kebutuhan mereka dapat dijadikan sebagai pelengkap serta harmonis dengan kepentingan perusahaan.

Semua ini dipengaruhi oleh motivasi masing-masing individu. Motivasi yang baik akan mendorong orang-orang untuk memenuhi kebutuhannya dengan cara yang wajar. Sedang kebutuhan akan terpenuhi apabila mereka dapat bekerja dengan baik, dan pada saat itulah mereka menyumbangkan kemampuannya untuk mencapai tujuan organisasi.

3. Prinsip kesatuan komando

Prinsip kesatuan komando ini sangat penting untuk menyatukan arah tujuan dan tangggung jawab para bawahan. Bilamana para bawahan hanya memiliki satu jalur didalam melaporkan segala kegiatannya. Dan hanya ditujukan kepada satu pimpinan saja, maka pertentangan didalam pemberian instruksi dapat dikurangi, serta semakin besar tanggung jawab mereka untuk memperoleh hasil maksimal.

C. Cara Cara Pengarahan

Pada umumnya, pimpinan menginginkan pengarahan kepada bawahan dengan maksud agar mereka bersedia bekerja dengan sebaik mungkin, dan diharapkan tidak menyimpang dari prinsip-prinsip di muka. Adapun cara-ara pengarahan yang dilakukan dapat berupa:

a.       Orientasi

merupakan cara pengarahan dengan memberikan informasi yang perlu agar supaya kegiatan dapat dilakukan dengan baik. Biasanya, orientasi ini diberikan kepada pegawai baru dengan tujuan untuk mengadakan pengenalan dan memberikan pengerian atas berbagai masalah yang dihadapinya. Pegawai lama yang pernah menjalani masa orientasi tidak selalu ingat atau paham tentang masalah-masalah yang pernah dihadapinya. Suatu ketika mereka bisa lupa, lalai, atau sebab-sebab lain yang membuat mereka kurang mengerti lagi. Dengan demikian orientasi ini perlu diberikan kepada pegawai-pegawai lama agar mereka tetap memahami akan peranannya. Informasi yang diberikan dalam orientasi dapat berupa diantara lain :

1. Tugas itu sendiri

2. Tugas lain yang ada hubungannya

3. Ruang lingkup tugas

4. Tujuan dari tugas

5. Delegasi wewenang

6. Cara melaporkan dan cara mengukur prestasi kerja

7. Hubungan antara masing-masing tenaga kerja, Dst.

b. Perintah

Perintah merupakan permintaan dari pimpinan kepada orang-orang yang berada dibawahnya untuk melakukan atau mengulang suatu kegiatan tertentu pada keadaan tertentu. Jadi, perintah itu berasal dari atasan, dan ditujukan kepada para bawahan atau dapat dikatakan bahwa arus perintah ini mengalir dari atas ke bawah. Perintah tidak dapat diberikan kepada orang lain yang memiliki kedudukan sejajar atau orang lain yang berada di bagian lain. Adapun perintah yang dapat berupa :

1. Perintah umum dan khusus

Penggunaan perintah ini sangat bergantung pada preferensi manajer, kemampuan untuk meramalkan keadaan serta tanggapan yang diberikan oleh bawahan. Perintah umum memiliki sifat yang luas, serta perintah khusus bersifat lebih mendetail.

2. Perintah lisan dan tertulis

Kemampuan bawahan untuk menerima perintah sangata mempengaruhi apakan perintah harus diberikan secara tertulis atau lisan saja. Perintah tertulis memberikan kemungkinan waktu yang lebih lama untuk memahaminya, sehingga dapat menghindari adanya salah tafsir. Sebaliknya, perintah lisan akan lebih cepat diberikan walaupun mengandung resiko lebih besar. Biasanya perintah lisan ini hanya diberikan untuk tugas-tugas yang relatif mudah.

3. Perintah formal dan informal

    Perintah formal merupakan perintah yang diberikan kepada bawahan sesuai dengan tugas/aktivitas yang telah ditetapkan dalam organisasi. Sedangkan perintah informal lebih banyak mengandung saran atau dapat pula berupa bujukan dan ajakan.

        Contoh perintah informal antara lain dapat berupa kata-kata:

“apakah tidak lebih baik bilamana saudara menggunakan cara lain”.

“marilah kita mulai mengerjakan pekerjaan ini lebih dulu”, dan sebagainya.

Perintah formal yang banyak dipakai dibidang militer bersifat kurang fleksibel dibandingkan dengan perintah informal.

     4.  Delegasi wewenang

    Pendelegasian wewenang bersifat lebih umum jika dibandingkan dengan pemberian perintah. Dalam pendelegasian wewenang ini, pemimpin melimpahkan sebagian dari wewenang yang dimilikinya kepada bawahan.

Kesulitan-kesulitan akan muncul bilamana tugas-tugas akan diberikan kepada bawahan itu tidak jelas, misalnya kesulitan-kesulitan dalam menafsirkan wewenang. Ini dapat menimbulkan keengganan bawahan untuk mengambil suatu tindakan. Sebagai contoh, seorang Kepala Bagian Pembelian mengadakan perjanjian pembelian dengan pihak penyedia (supplier) dengan wewenang yang kurang jelas itu, ia akan menanyakan kepada pimpinan, yang jawabannya belum tentu memuaskan. Hal ini dapat diatasi dengan membuat suatu bagan wewenang untuk menyetujui perjanjian.

Setelah perencanaan dan pengorganisasian selesai dilakukan, maka langkah selanjutnya yang perlu ditempuh dalam manajemen adalah mewujudkan rencana tersebut dengan mempergunakan organisasi yang terbentuk.Langkah tersebut adalah actuating yang secara harfiah diartikan sebagai memberi bimbingan namun istilah tersebut lebih condong diartikan penggerak atau pelaksanaan. Secara praktis fungsi actuating ini merupakan usaha untuk menciptakan iklim kerjasama diantara staf pelaksana program sehingga tujuan organisasi dapat tercapai secara efektif dan efisien.

Berikut ini adalah beberapa elemen pengarahan dalam manajemen :

a. coordinating

     Koordinasi adalah fungsi yang harus dilakukan oleh seorang manajer agar terdapat suatu komunikasi atau kesesuaian dari berbagai kepentingan dan  perbedaan kepentingan sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai .

b. motivating

     Memberi motivasi kepada karyawan merupakan salah satu elemen penting dalam manajemen perusahaan, dengan memberikan fasilitas yang bagus dan gaji yang cukup maka kinerja para karyawan dalam perusahaan pun akan optimal.

c. comunication

      Komunikasi antara para pimpinan dan karyawan sangat diperlukan untuk mencapai tujuan perusahaan. Dengan menjalin komunikasi yang baik maka akan menimbulkan suasana kerja yang kondusif di perusahaan dan akan menumbuhkan teamwork atau kerjasama yang baik dalam berbagai kegiatan perusahaan.

d. commanding

       Dalam memberi perintah pun seorang atasan tidak bisa seenaknya, tetapi harus memperhitungkan langkah – langkah dan resiko dari setiap langkah yang para atasan itu ambil karena setiap keputusan dan langkah akan memberi pengaruh bagi perusahaan.

Dengan pengarahan yang baik dari para atasan dan tujuan , visi dan misi yang jelas dari suatu manajer perusahaan dapat menimbulkan efek yang positif untuk perusahaan itu sendiri, antara lain teamwork yang baik dan dapat memunculkan decision maker yang bagus. Karena decision makin dan teamwork dalam suatu perusahaan adalah kunci kesuksesan suatu perusahaan untuk mencapai goal atau tujuan perusahaan seefektif dan seefisien mungkin.

Fungsi fundamental ke tiga dalam perusahaan setelah menata perencanaan dan pengorganisasian adalah bagaimana cara menggerakan manusia secara sukarela untuk melakukan aktiftas personal yang sesuai dengan tujuan perusahaan. “Menggerakan merupakan usaha untuk menggerakan anggota kelompok sedemikian rupa sehingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan yang bersangkutan dan anggota perusahaan tersebut oleh karena anggota itu ingin mencapai sasaran tersebut” (Terry:2006:313)

Fungsi pundamental ketiga dari fungsi manajerial adalah menggerakan orang untuk melaksanakan aktifitas organisasi sesuai dengan tujuan yang diharapkan.

Menggerakan jelas membutuhkan adanya kematangan pribadi dan pemahaman terhadap karakter manusia yang memiliki kecenderungan berbeda dan dinamis, sehingga membutuhkan adanya sinkronisasi. Sehingga bisa dikatakan fungsi actuating jauh lebih rumit oleh karena harus berhadapan langsung sehingga fungsi leadershif begitu kentara sekali dibutuhkan sekalipun semuanya melalui proses planning dan pengorganisasian terlebih dulu.

Premis yang begitu fenomenal diungkapkan Doghlas McGregor bahwa seorang karyawan selalu diasumsikan negatif dan positif :

Teori X yang menganggap 

a. Kebanyakan karyawan yang bekerja pada suatu perusahaan bekerja sesedikit mungkin dan mereka umumnya menentang perubahan,

b. Kebanyakan karyawan harus dibujuk.dipersuasi, diberikan penghargaan, diuhkum dan diawasi untuk mengubah kelakuan mereka agar sesuai dengan kebutuhan-kebutuhan organisasi.

c. Kebanyakan karyawan ingin diberikan pengarahan oleh seorang menejer formal dan dimana ada kesempatan mereka berusaha untuk menghindari tanggungjawab.

Teori Y menyatakan :

a. Kebanyakan karyawan memiliki kapasitas untuk menerima tanggungjawab dan potensi untuk pengembangan tetapi manajemen melalui tindakan-tindakannya harus membuat mereka sadar tentang sifat-sifat tersebut.

b. Kebanyakan karyawan ingin memenuhi kebutuhan-kebutuhan sosial, kebutuhan akan pengahrgaan dan kebutuhan untuk mengaktualisasikan diri sendiri.

D. Tujuan Penggerakan

Tujuan fungsi aktuating ( penggerakan ) adalah :

1. Menciptakan kerjasama yang lebih efisien

2. Mengembangkan kemampuan dan keterampilan staf

3. Menumbuhkan rasa memiliki dan menyukai pekerjaan

4. Mengusahakan suasana lingkungan kerja yang dapat meningkatkan motivasi dan prestasi kerja staf

5. Membuat organisasi berkembang lebih dinamis

E. Fungsi penggerakan

    Fungsi aktuasi haruslah dimulai dari diri manager dengan menunjukkan kepada staf bahwa dia memiliki tekat untuk mencapai kemajuan dan peka terhadap lingkungannya. Ia harus memiliki kemampuan kerjasama, harus bersikap obyektif.

Ada 4 jenis utama fungsi penggerakan :

a.       Koordinasi kegiatan

Untuk setiap kegiatan yang akan diterapkan sesuai rencana, manajemen harus memastikan bahwa semua kegiatan sebelumnya telah dilaksanakan tepat pada waktunya. Untuk mengkoordinasi pekerjaan tim kesehatan, pekerja kesehatan yang bertugas harus :

1. Mengkoordinasikan fungsi para aggota tim kesehatan

2. Mengkoordinasikan kegiatan

3. Menyampaikan keputusan

Penempatan orang dalam jumlah, waktu dan tempat yang tepat meliputi mengorganisasikan, mengarahkan dan mengawasi.

Mobilisassi dan alokasi sumber daya fisik dan dana yang diperlukan

meliputi :

1. Pemantauan dan pengawasan

2. Logistik ( perolehan, penyaluran, penyimpanan, pengiriman,       penyebaran dan pengembalian barang )

3. Akuntasi

4. Organisasi

Keputusan yang berkenaan dengan informasi yang diperlukan Berkaitan dengan pembuatan keputusan secara umum dan khusus dengan koordinasi kegiatan, manajemen tenaga kerja dan sumber daya selama penerapan.

Faktor – faktor penghambat fungsi penggerakan :

Kegagalan manajer dalam menumbuhkan motivasi stafnya, hal ini terjadi karena manajer kurang memahami hakekat perilaku dan hubungan antar manusia. Seperti konsep perilaku manusia yang dikemukakan oleh Maslow, dinegara berkembang yang menjadi prioritas adalah kebutuhan fisik, rasa aman, dan diterima oleh lingkungan sedangkan dinegara maju kebutuhan yang menonjol adalah aktualisasi diri dan self esteem. Perbedaan tersebut juga akan mempengaruhi etos kerja dan produktifitas kerja.

Faktor – faktor pendukung fungsi penggerakan :

Faktor-faktor yang diperlukan dalam penggerakan, diantaranya :

1. Kepemimpinan (Leadership)

Kepemimpinan adalah kegiatan untuk mempengaruhi orang-orang agar berusaha dengan ikhlas untuk mencapai tujuan bersama. Seorang manajer yang tidak memiliki kepemimpinan tidak akan mampu untuk mempengaruhi bawahannya untuk bekerja, sehingga manajer yang demikian akan gagal dalam usahanya. Sifat-sifat kepemimpinan menurut Harold koontz, diantaranya sebagai berikut :

a. Memiliki  kecerdasan orang-orang yang dipimpin

b. Mempunyai perhatian terhadap kepentingan yang menyeluruh

c.  Memiliki kelancaran dalam berbicara

d.  Matang dalam berpikir dan emosi

e.  Memiliki dorongan yang kuat dari dalam untuk memimpin

f.  Memahami/menghayati kepentingan kerja sama.

2. Sikap dan Moril (Attitude and Morale)

Sikap ialah suatu cara memandang hidup, suatu cara berpikir, berperasaan dan bertindak. Oleh karena itu sikap manajer akan berbeda-beda sesuai dengan pola hidupnya. Beberpa sikap manajer diantaranya yaitu :

(a). Sikap feudal (feudal attitude)

Manajer yang mempunyai sikap cara berpikir, berperasaan dan bertindak sesuai dengan pola-pola kehidupan feodalisme, yaitu suka terikat oleh aturan-aturan tertentu yang telah teradat dan selalu ingin penghormatan yang serba lebih. Dengan demikian dalam masyarakat feudal dimana sikap anggota masyarakat sesuai dengan pola hidup feodalisme akan sukar lahir kepemimpinan demokratis dariad para manajer, mengingat manajer tersebut hidup dari masyarakat feudal.

(b). Sikap Kediktatoran (Dictatorial attitude).

Manajer yang bersikap kediktatoran akan berpikir berperasaan dan bertindak sebagai dictator yang mempunyai kekuasaan mutlak, sehingga bawahan, pekerja akan menjadi sasaran daripada kekuasaannya.

3. Tata hubungan (Communication)

Komunikasi membantu perencanaan managerial dilaksanakan dengan efektif, pengorganisasian managerial dilakukan dengan effektif, penggerakan managerial diikuti dengan efektif dan pengawasan diterapkan dengan efektif. Dalam melakukan komunikasi dalam manajemen ada beberapa macam diantaranya :

(a). Komunikasi intern

yaitu komunikasi yang dilakukan dalam organisasi itu sendiri baik antara atasan dengan atasan atau bawahan dengan bawahan atau antara atasan dengan bawahan atau sebaliknya.

(b). Komunikasi Ekstern

yaitu komunikasi yang dilakukan keluar organisasi.

(c). Komunikasi Horizontal

yaitu komunikasi yang dilakukan baik intern maupun ekstern antar jabatan yang sama.

(d). Komunikasi Vertikal

yaitu komunikasi yang dilakukan dalam intern organisasi antara atasan dan bawahan atau sebaliknya dalam suasana formal.

4. Perangsang (Incentive)

insentif ialah sesuatu yang menyebabkan atau menimbulkan seseorang bertindak.

5. Supervisi (Supervision)

Supervisi dalam bahasa Indonesia disebut juga dengan pengawasan, sehingga suka timbul kekacauan pengertian dengan kata pengawasan sebagai terjemah dari kata control. Menurut Terry Supervsi ialah kegiatan pengurusan dalam tingkatan organisasi dimana anggota manajemen dan bukan anggota manajemen saling berhubungan secara langsung. Dengan demkian tugas supervisor cukup berat karena ia harus dapat menemukan kesalahan-kesalahan dan memperbaikinya, serta memberi petunjuk untuk menyelesaikan sesuatu pekerjaan dan memberi nasehat-nasehat kepada pegawai yang mengalami kesulitan.

6. Disiplin (Discipline)

Disiplin ialah latihan pikiran, perasaan, kehendak dan watak untuk melahirkan ketaatan dan tingkah laku yang teratur. Jenis disiplin ada dua :

1. Self Imposed discipline (disiplin yang timbul dengan sendirinya).

2. Command Discipline (Disiplin berdasarkan perintah).

Hal – hal yang perlu diperhatikan manajer dalam fungsi penggerakan :

1.       Manajer harus bekerja lebih produktif

2.       Manajer perlu memahami ilmu psikologi, komunikasi, kepemimpinan dan sosiologi

3.       Manajer harus mempunyai tekat untuk mencapai kemajuan dan peka terhadap lingkungan

4.       Manajer harus bersikap obyektif

IV.       KESIMPULAN

Pencapaian tujuan perusahaan sering kali tidak dapat dilakukan dengan mudah. Berbagai kendala dapat dihadapi perusahaan dalam perjalanannya mencapai tujuan. Gejolak perekonomian, aktivitas pesaing semakin agresif dan berbagai kesulitan yang menghadang sering kali membuat tujuan yang hendak dicapai perusahaan menjadi tidak mudah.

Permasalahan yang sama terjadi pada saat perusahaan ingin melakukan perubahan agar lebih sesuai dengan tuntutan pasar. Sumber daya manusia perusahaan yang sudah terbiasa dengan cara lama (old fashion) akan memiliki keengganan untuk berubah (resistant to change), karena tujuan baru perusahaan yang ingin dikejar masi terlalu samar. Sehingga mereka khawatir perubahan tersebut hanya akan menimbulkan berbagai dampak yang merugikan bagi kepentingan karyawan.

Oleh karena itu, dalam menghadapi situasi-situasi tersebut di atas, perusahaan membutuhkan beberapa fungsi, salah satunya adalah fungsi Aktuating. Sehingga diharapkan dengan berjalannya fungsi actuating ini, kelancaran dalam operasional manajemen dapat berlangsung dengan baik.

                         V.       PENUTUP

Demikianlah makalah yang kami buat, kritik dan saran yang membangun sangat kami harapkan demi kesempurnaan makalah ini, semoga makalah kami bermanfaat bagi kita semua, amin.

DAFTAR PUSTAKA

http://id.shvoong.com/social-sciences/sociology/2205936-pengertian-pelaksanaan-actuating/

Jones, Gareth R. Organizational Theory : Text and Cases,Addison Wesley, 1995

Robbins, Stepehen P. Managing Today, 2^nd Ed, Prentice Hall, 2000

---

[1] http://id.shvoong.com/social-sciences/sociology/2205936-pengertian-pelaksanaan-actuating/